El Código Civil italiano contiene normas que una empresa extranjera debe respetar antes de operar a través de una sucursal en Italia.
Una sucursal se considera como una extensión de la empresa extranjera que la está registrando y no una entidad separada. Sin ser una persona jurídica, todas las responsabilidades por sus acciones deben ser tomadas por la sociedad matriz y todos los activos necesarios deben ser provistos por la misma. La decisión importante se refiere a la autorización de la empresa extranjera, especialmente las relativas a la adquisición de acciones o activos.
Una sucursal puede contratar personal y emitir facturas en nombre de la empresa matriz. También las operaciones pueden llevarse a cabo bajo el nombre de la empresa extranjera.
A pesar de que es administrada por la junta directiva de la empresa matriz, un residente local puede ser designado para dirigir la sucursal en Italia.
Una sucursal abierta en Italia está sujeta a tributación y debe mantener sus propios libros de contabilidad y presentar a la Agencia Tributaria las declaraciones de impuestos de ingresos locales y el IVA. Una diferencia importante entre una empresa local y una sucursal de una empresa extranjera es que la sucursal debe proporcionar la cuenta financiera de la empresa matriz y los informes de las cuentas auditadas. Los informes sobre las pérdidas y las ganancias de la empresa matriz se deben depositar también, acompañados de las traducciónes certificadas en italiano.
La incorporación de una sucursal en Italia debe llevarse a cabo en presencia de un notario, e incluye la presentación de los siguientes documentos: la decisión de abrir una sucursal (con el domicilio social de la misma, el tipo de actividades realizadas, los detalles con respecto a la persona que registra la empresa y el representante de la sucursal), el certificado de registro de la empresa extranjera, el certificado de buena posición de la empresa extranjera y una copia de los estatutos y de la escritura de constitución.
Lo anterior debe ser notariado en el país de origen y firmado por el representante legal. El notario italiano debe certificar la firma.
La inscripción en el Registro delle Imprese de la Cámara de Comercio es obligatoria y consiste en la entrega de los documentos notariales anteriores, acompañados de una traducción jurada al italiano.
Otros documentos que pueden ser necesarios en el registro son una solicitud de número de IVA y los códigos fiscales del gerente de la sucursal y del representante de la sucursal de la empresa extranjera y fotocopias del pasaporte del gerente de la sucursal.
Si la sucursal está planeando contratar personal, es importante registrarse en la oficina de empleo.